FRONT OFFICE DINAS DUKCAPIL SE-SUMBAR DAPATKAN BIMBINGAN TEKNIS

FRONT OFFICE DINAS DUKCAPIL SE-SUMBAR DAPATKAN BIMBINGAN TEKNIS

          Upaya untuk melakukan perbaikan layanan terus dilakukan oleh Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DPPKBKPS) Provinsi Sumatera Barat. Pada hari Jumat tanggal 24 agustus 2018, Kepala Dinas PPKBKPS Provinsi Sumatera Barat, H. Novrial., SE., MA., Akt secara resmi membuka acara Bimbingan Teknis Petugas Pelayanan Adminduk (Front Office) bagi Dukcapil Kab/Kota se Sumatera Barat. Pada acara ini dihadiri oleh 76 orang peserta yang berasal dari 19 kabupaten dan Kota yang keseluruhya merupakan front Office yang setiap harinya bertemu dan berinteraksi dengan masyarakat langsung dalam melakukan pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil. Kegiatan yang dilaksanakan pada Bidang Fasilitasi Pelayanan Administrasi kependudukan ini merupakan kegiatan yang pertama dilakukan dalam upaya peningkatan kapasitas aparatur di Disdukcapil Sumatera Barat agar “wajah” Disdukcapil se- Sumatera Barat menjadi lebih menarik dan masyarakat yang datang ke Dinas Dukcapil menjadi lebih nyaman dengan metode, etika, performance yang lebih baik lagi tentunya.

          Acara yang diadakan  pada hari jumat 24 Agustus  s.d Minggu 26 Agustus 2018 dengan menggunakan metode dan pelatihan khsusus yang diberikan oleh pemateri dari Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia dan narasumber dalam daerah Provinsi Sumatera Barat. Pemateri yang dihadirkan  menyampaikan beberapa materi agar Front Office seluruh Disdukcapil Sumatera Barat dapat meningkatkan kemampuannya dalam melayani masyarakat. Pada hari pertama kegiatan ini diisi dengan materi yang disampaikan oleh  Kepala Dinas PPKBKPS Provinsi Sumatera Barat, H. Novrial., SE., MA., Akt setelah secara resmi membuka acara Bimbingan teknis tersebut. Pemateri kedua yang dihadirkan pada kegiatan Bimbingan teknis kali ini ialah Bpk M. Arief Affandi dan Bpk. Bastian J. Seimahuira, S.STP, M.Si yang merupakan salah satu pejabat di Direktorat Bina Aparatur Ditjen Dukcapil Kemendagri, dengan materi mengenai Pedoman Teknis Pelayanan Adminduk (Front Office) dan Materi tentang Simulasi Pelayanan Adminduk (Front Office). Pada kesempatan ini,  Arif Affandi mengatakan, “Front Office di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai pekerjaan  dan tanggungjawab yang berat, sama beratnya dengan ADB”. Sejalan dengan itu, Bastian juga menyampaikan bahwa selain peningkatan kapasitas dan kemampuan dari Front office dalam melayani yang harus terus ditingkatkan, front office yang setiap harinya menjadi orang pertama yang akan ditemui oleh masyarakat yang ingin mendapatkan pelayanan juga harus menguasai semua aturan, standar pelayanan dan seluruh kebijakan terkait Adiminstrasi kependudukan dan Pencatatan Sipil agar masyarakat dapat memahami, mengenal dan dapat pengetahuan baru tentang produk-produk dari Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

          Materi lainnya juga disampaikan oleh Neny Andriani, M.Psi, Psikolog, CH, VHt, M.NLP yang berprofesi sebagai seorang Psikolog di Rumah Sakit Jiwa H.B Saanin. Neny menyampaikan bebarapa poin-poin terkait bagaimana membangun Kepribadian yang melayani sebagai seorang Front Office. Masyarakat yang akan menerima pelayanan tidak akan tahu bagaimana kondisi dan permasalahan yang sedang dialami seorang petugas diluar pekerjaannya.  Selain itu Front Office  juga harus mengetahui unsur-unsur pendukung seperti : upaya pengenalan diri, pemerolehan umpan balik, upaya pembentukan sikap, pengembangan kepribadian yang kuat dan komunikasi yang efektif, ungkap Neny.

          Pada kesempatan terakhir, Materi dari Dr. Akmal, M.SI yang merupakan seorang Dosen di Universitas Bung Hatta juga memberikan pemaparan terkait Komunikasi yang efektif dalam pelayanan administrasi kependudukan. Menurutnya kita sukses dalam berkomunikasi seperti mengenali dengan baik lawan bicara, jangan terlalu banyak bicara dan kurang mendengar, jangan merasa kita lebih tahu dari pada lawan bicara kita, betul-betul kenali kemampuan diri sendiri. Selain itu, beliau juga menyampaikan cara bagaimana menanggapi keluhan secara propesional seperti, mengawali dialog dengan positif dan percaya diri, jaga kontak mata, menyimak dengan empatik, meminta maaf, menyatakan bahwa anda ingin membantu, menggali lebih banyak informasi sehingga keluhan pelanggan / masyarakat betul-betul jelas, mengecek pemahaman anda atas apa yang telah diungkapkan masyarakat, jelaskan pilihan atau tanyakan apa yang mereka inginkan, saling menyetujui tindakan apa yang akan diambil, mengecek kepuasan pelanggan serta yang terkahir menjaga kepercayaan masyarakat/ pelanggan.

          Pelaksanaan Bimbingan teknis petugas pelayanan adminduk bagi Front Office  di Sumatera Barat ini sengaja memilih lokasi di Hotel Parai Jl. Raya Bukittinggi-Pasaman Km. 7 Kab. Agam yang memiliki lokasi tenang, asri dan memiliki pemandangan yang indah dengan tujuan agar para peserta dapat ‘beristirahat’ sejenak dari kesibukan sehari-hari dalam bekerja dan diharapkan setelah kembali ke kantor, dapat menerapkan ilmu yang didapat dan menbuat perubahan terhadap pelayanan yang ada di Dinas Dukcapil masing-masing.